클라우드 오피스 도입 시 고려사항

2014.12.04 18:30

2014년도 이제 한 달 정도 남았습니다. 대부분의 기업들이 올 한해를 마무리를 하는 시기입니다. 그러면서 또한 2015년도를 위한 새로운 것을 준비하는 시기입니다.(대부분의 회사에서는 사업계획은 마무리되는 시점이겠네요)


2015년에도 올해와 같이 빅데이터, 모바일 그리고 클라우드라는 흐름이 계속될 것으로 많이들 예상하고 있습니다. 모바일의 경우 국내 스마트폰 사용자가 2014년 5월 3800만명을 넘어설정도로 일반화되었고 빅데이터도 공공과 금융권을 중심으로 활발한 도입이 이루어지면서 유의미한 사례가 늘어나고 있습니다.


클라우드 시장의 경우 인프라 위주로 시장이 확대되어가나 실제로 업무가 클라우드 환경으로 전환되는 것은 아직은 초기 단계로 보여집니다. 다만, 공공부문에서 정부 3.0 클라우드 업무환경 도입을 계획하고 있어서 앞으로 공공 부분을 중심으로 클라우드 오피스 도입이 확산될 것으로 보여집니다. 



그렇다면 실제로 기업이나 기관에서 클라우드 업무환경을 조성하기 위해 클라우드 오피스를 도입하기 위해서 고려해야 하는 사항들은 무엇이 있을까요?


1. 기존 문서 활용


공공 기관을 제외한 대부분의 기업들의 문서는 MS오피스로 만들어져있다고 해도 과언이 아닙니다. 기본적으로 클라우드 오피스를 도입하게 되면 문서작업을 모두 클라우드 기반의 웹오피스에서 이루어집니다.


이때 고려할 사항은 우리 조직의 문서 생산방식(주로 사용하는 문서 형식이나 템플릿 등)이 웹오피스에 적합한지를 확인해야 합니다. 대부분의 사용자들이 새로운 문서에서 문서 작성을 시작하기 보다는 기존 문서를 활용하여 문서를 작성합니다.


따라서, 기존 문서를 웹오피스에서 불러와서 사용할 때 충분한 편집 기능을 제공하고 있는지 그리고 문서 호환에 잘 되는지도 확인하여 기존 문서 활용에 문제가 없어야 합니다.


2. 시스템 연동 


기업이나 기관에서 문서를 생산하여 유통하는 방식은 크게 1)이메일 첨부, 2)결제 첨부, 3)게시판 첨부 등으로 구분할 수 있습니다. 예를 들어 이메일에 문서를 첨부한다고 하면 개인 PC에서 오피스 프로그램을 통하여 문서를 작성하여 개인 PC에 저장하고 이메일 보내면서 개인 PC에 저장된 파일을 불러와서 첨부합니다.


클라우드 오피스를 도입하게 되면 모든 파일이 클라우드 스토리지에 저장되며, 사용자들이 기존 시스템에서 클라우드 스토리지에 저장된 파일을 불러와서 저장할 수 있도록 연동이 이루어져야 합니다. 이때 클라우드 오피스에서 기존 시스템 연동이 가능하도록 연동API 제공 등과 같은 지원이 이루어지는지 확인이 필요합니다.


3. 비용 (도입 + 운영)


요즘은 대부분의 기업이나 기관에서 적어도 오피스 프로그램에 대한 라이선스는 모두 구매하여 가지고 있습니다. 하지만, 일반 개인사용자 라이선스와 달리 기업이나 기관에 대한 오피스 프로그램의 라이선스는 매년 과금하는 방식으로 이루어져 있습니다.


사실 오피스 프로그램은 3,4년에 한번씩 새로운 버전의 제품이 나오기는 합니다만, 자주 사용하는 주요 기능에 대해서는 반드시 신제품이 필요한 상황은 아닙니다. 그런데도 울며 겨자먹기식으로 매년 구매하는 오피스 프로그램에 대한 라이선스 비용이 부담스럽습니다. 


클라우드 오피스의 경우 대부분 사용한만큼만 내는 방식으로 연단위로 사용자별 과금을 하는 방식이며 대부분의 클라우드 오피스 비용은 기존 오피스 프로그램 라이선스 비용보다 저렴합니다.( 하지만, 클라우드 오피스를 Private Cloud로 구축하게 되면, 클라우드 오피스를 설치해야 하는 HW나 시스템SW가 추가로 필요할 수 있습니다.)


사실 클라우드 오피스 도입은 단순한 솔루션의 도입으로 끝나서는 안됩니다. 솔루션 도입을 계기로 문서 유통 및 소비 방식이 바뀌면서 일하는 방식이 바뀌어야 합니다.


특히나 요즘처럼 경쟁이 심화되고 사회와 경제의 발전속도가 빠른 시대에서는 정보 공유와 의견 교환을 통해 창의성을 높이고 시간, 장소 그리고 기기의 제약을 넘어서는 Seamless 업무환경이 중요합니다.


공유와 협업 그리고 Seamless 업무 환경으로 옮겨가기 위해서는 클라우드 오피스는 필수 조건이며, 이를 도입하기 위해서  기존 문서활용성, 시스템 연동 그리고 비용에 대한 충분한 분석과 계획이 필요합니다.




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Post PC의 대안, 테블릿이 만드는 오피스의 미래

2014.02.20 18:30

최근에 개인적으로 3번째 아이패드를 구입하였습니다.


일부 팬들에게 아이패드의 완전체라고 불리는 '아이패드 에어'인데요. '패블릿'이라고 불릴 정도로 스마트폰의 화면이 점점 커지면서 테블릿은 더 이상 필요없다고 말하는 사람들도 있습니다.


단순하게 컨텐츠의 소비라는 측면에서 보자면 일정부분 이런 이야기에 동의가 되기도 합니다. 왜냐하면 많은 사람들이 테블릿은 '컨텐츠 소비용'기기라고 보기때문입니다.


하지만, 실질적으로 테블릿 시장을 만들어낸 애플의 생각은 조금 다른 것 같습니다. 



아이패드는 더 이상 소비를 위한 도구가 아니라 '연필'과 같은 새로운 무언가를 만들어내는 도구가 될 수 있다고 이야기합니다.


작년 4분기 세계 PC 시장의 출하량은 8260만대로 7분기 연속 하락(출처 :PC업계에 부는 '찬바람'…구조조정·신사업 발굴 '안간힘')하고 있을 정도로 PC의 몰락은 단순한 시간 문제일뿐입니다.


소위 PC이후를 이야기할 때 대표적으로 이야기되는 것은 테블릿과 가상화입니다. 가상화의 경우 아직은 비용 이슈가 큰 문제입니다만 현재 PC 도입 시 들어가는 비용 수준 정도로 떨어질 수 있다면 Post PC의 한 축을 담당할 것입니다. 하지만, 가상화 도입이 어려운 경우(비용, 규모 등) 테블릿만이 Post PC의 대안이 될 수 있을 것입니다.


그럼에도 불구하고 개인이 아닌 조직에서 테블릿은 대안으로 꼽지 못하는 가장 큰 이유는 조직에서 필요한 Productivity, Communication, Collboration 중에서 최소한의 Productivity와 관련된 성능과 품질을 현재로서는 보장하기 어렵기 때문입니다.


하지만, 정말 테블릿은 Productivity 도구가 될 수 없을까요? 저는 아니라고 생각합니다. 테블릿이야 말로 앞으로 타자기, PC 이후로 Productivity의 새로운 대안이 될 수 있다고 생각합니다. 왜냐하면 앞으로 타자기와 PC가 우리가 일하는 방식을 바꾼것처럼 테블릿이 우리가 일하는 방식을 바꿀거라고 생각하기 때문입니다.


1. No more printing


기존에 기업에서 사용되는 생산성 도구들의 특징은 모두 A4 용지 등의 종이에 발목을 잡힌 상태입니다.  즉, 종이로 인쇄해야만 제대로 소비될 수 있기때문에 정보를 정리하여 컨텐츠를 생산하는 기준이 출력을 했을때 어떠한가입니다. 


그러다보니 내용보다는 꾸미기에 더 많은 시간이 들어가게 되는데 하지만, 테블릿이야말로 더 이상 출력도 제본도 복사도 필요없는 강력한 컨텐츠 소비도구입니다. 만약에 A4용지에 제약되지 않는다면 댜양한 형태로 우리가 소화할 수 있는 컨텐츠를 테블릿을 가지고 만들 수 있습니다. 


2. 큐레이션(Curation)


모바일과 스마트기기의 확산으로 정보의 생산과 유통이 쉽고 간단해지면서 너무나 많은 정보가 수많은 매체를 통해서 순식간에 흘러갑니다. 따라서 이제는 정보이 형태나 모양이 중요한 것이 아니라 타이밍이 중요한 시대가 되었습니다.


문서의 포맷이나 용지의 크기는 중요하지 않고 기존 정보의 상태 그대로 필요한 부분만 뜯어서 저장하고 활용합니다. 필요한 정보를 캡쳐하고 잘라내서 이어붙여서 새로운 정보를 만들어냅니다. 파편화된 정보를 쉽고 빠르게 이어봍여서 컨텐츠를 생산하고 소비할 수 있습니다.



3. 위키 스타일(Wiki Style)


여전히 대부분의 기업에서 사용하는 생산성 도구는 MS오피스입니다. 비정형 데이터의 대표인 문서파일 단위로 작업을 하도록 하고 있습니다. 그러다보니 하나의 파일에 여러 가지 정보를 담게 되는데, 이때 발생하는 가장 큰 문제가 중복되는 정보들이 너무 많아진다는 겁니다.


또하나는 다른 파일에서 언급한 내용을 쉽게 참조하고 활용할 수 있다면 좋겠지만 문서파일이라는 물리적인 한계때문에 여러 파일의 내용을 다시 복사해서 붙여넣고 스타일을 맞추는 반복작업을 하게되어 오히려 생산성이 떨어집니다. 특히나 정보의 홍수와 빠른 변화를 따라잡기에 적합하지 않습니다.


앞으로는 위키(wiki)와 같이 특정 정보에 대해서 관계자들이 함께 정보를 만들고 관련된 정보들이 링크로 자연스럽게 엮이고 항상 최신정보로 업데이트되면서 정보가 살아움직이게 됩니다. 지금까지 문서파일이라는 딱딱한 틀에 갇혀있었다면 앞으로는 정보 자체에 집중하는 시대가 될 것입니다.


우리나라에 처음 웹메일이라는 것이 나왔을때 누가 자기 PC의 메일 클라이언트를 안쓰고 웹메일을 쓰냐고 했습니다. 하지만 지금은 대부분의 기업의 업무가 웹에서 이루어지고 있습니다. 하지만 여전히 극복되지 않는 것인 문서파일로 만들어지는 정보들입니다.


하지만, 기존 문서파일을 그대로 활용하면서 새로운 형식과 방법으로 정보를 생산하고 공유하고 활용할 수 있도록 현재 구글 앱스, MSO365, 사이냅오피스와 같은 클라우드 오피스의 발전방향을 살펴보면 지금과는 다른 방식의 생산방식을 제안하고 있습니다.


여전히 많은 사람들이 테블릿은 소비도구라고 이야기 합니다. 기존 생산성 도구 관점에서 보면 전혀 틀린말도 아닙니다만, 앞으로를 예상해보면 테블릿이 아주 빠르게 우리의 일하는 방식을 바꾸고 기업에서 생산성 도구로 자리 잡을 수 있을 것 같습니다.


여러분은 어떻게 생각하시나요?




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