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클라우드 오피스의 미래

2016.05.19 08:00

보통 회사에서 일한다고 하면 무슨 일을 하는지에 따라서 해야 하는 일이 정해져 있다. 그중에서도 지식 근로자의 일이라는 것은 지식(정보)을 생산/유통/소비하는 것이다.


일반적으로 MS 오피스나 아래아한글 같은 오피스 프로그램을 이용해서 지식의 생산이 이루어지고, 유통은 문서 파일 자체를 전달하거나 업무시스템에 첨부해서 이루어진다. 그리고 문서 파일을 오피스 프로그램이나 문서뷰어 프로그램을 통해서 직접 보거나 문서 내용을 출력해서 지식의 소비가 일어난다.


얼마 전까지 업무환경을 둘러싼 여러 가지 요인들의 변화는 그렇게 빠르지 않았다. 하지만, 모바일이나 스마트 기기 등과 같은 관련 기술이 빠르게 변하고 다양한 기기들의 보급이 확산하면서, 이제는 시간/공간의 제약이 없어지고 업무 흐름의 속도는 점점 더 빨라지고 있다. (물론, 근로자 처지에서는 하루 8시간, 일주일 40시간이 아닌 24시간 365일 일하게 될 수도 있으니 꼭 좋은 일이라고 할 수 없다)


이러한 업무 환경과 사람들의 변화가 빨라지면서 예전처럼 PC로 문서를 작성해서 출력해서 보여주거나 전달하기보다는 PC뿐만 아니라 스마트폰이나 패드와 같은 다양한 기기에서 그리고 오피스 뿐만 아니라 다양한 메신저와 메모 앱에서 바로바로 필요할 때마다 내용을 확인하고 피드백을 주고 의견을 나눈다.



웹 브라우저만 있으면 언제, 어디서나 오피스 파일을 열고 편집하고 출력하고 보낼 수 있는 클라우드 오피스가 본격적으로 시장에 보급되기 시작한 것도 오피스 프로그램들이 이러한 변화의 흐름에 발맞추어 진화한 결과라고 볼 수 있다.


하지만, 기존에 개인별로 자신의 PC에 설치하여 사용하던 오피스 프로그램을 그저 클라우드에 올려서 제공하는 클라우드 오피스(웹오피스라고도 많이 부른다.)는 사용자와 사용자 환경 변화의 핵심을 놓치고 있는 것 같다.


그저 PC에 설치하던 프로그램을 웹 브라우저에서 사용하라고 하는 것은 기존 프로그램에 대한 대체재로서 클라우드 오피스를 바라보는 시각이다. 클라우드와 모바일 그리고 스마트기기의 확산은 새로운 기술이 흥미로워서가 아닌 사람들의 경험과 사용행태와 관련된 근본적인 변화에서 시작된 것이다.


즉, 클라우드 오피스도 단순히 대체재니 보완재니 하는 신기술(New Technology)로서 접근할 것이 아니라 이러한 근본적인 변화를 주도하는 기존의 방식과 틀을 완전히 파괴하는 와해성 기술(Disruptive Technology)로 접근해야 한다.


그렇다면 앞으로 클라우드 오피스는 어떻게 진화해야 할까?


1. 생산성 도구 X, 협업 도구 O 


군대에 갔더니 컴퓨터 관련 학과를 다니다 왔다고 하니 15페이지 정도 되는 <아리랑>이라는 워드 프로그램 사용자 설명서를 주고는 문서 작업을 할 수 있도록 공부를 하라고 했었다. 그리고 1시간 정도 뒤에 50여 장 정도의 16절지 종이에 손으로 적어놓은 내용을 주면서 편집을 시켰다.


사실 PC의 오피스 프로그램은 거슬러 올라가면 타이피스트의 작업을 프로그램으로 만들어 사용하는 것이다. 옛날 타이피스트는 하나의 타자기를 가지고 여러 사람이 주는 원고를 받으면 한 장 한 장 타이핑을 했는데, PC의 오피스 프로그램 역시 사용자의 PC에서 설치해서 혼자서 편집하는 프로그램이다.


하지만, 회사의 업무 진행을 살펴보면 한 사람이 문서를 작성하고 끝이 아니라, 작성한 문서의 내용을 공유해서 검토하고 의견을 교환하여 보완해서 마무리하게 된다. 도구는 1인 사용자용이지만, 사용자들은 협업을 위해서 사용하고 있다.


이미 동시에 여러 사용자가 하나의 파일을 공동으로 편집할 수 있는 기능이 제공되고 있지만, 더는 생산성 도구가 아닌 협업 생산성 도구로서 슬랙이나 야머와 같이 실시간으로 정보를 공유하고 의견을 교환하고 반영할 수 있도록 협업 기능을 보완하고 협업 도구로 사용자들의 일하는 방식을 바꾸어야 한다.


2. 용지가 아닌 화면 크기


앞서 이야기했던 타자기는 용지를 끼워놓고 사용하는 방식이다. 지금 오피스 프로그램도 똑같이 인쇄용지를 기준으로 내용을 편집하고 레이아웃을 정리하도록 되어 있다. 인쇄용지에 맞춤이라는 것은 다름 아닌 레이아웃의 한계이다. 만약 A4 용지로 작성한 내용을 다른 크기의 화면으로 옮기는 것은 거의 새롭게 만드는 것에 가까운 일이다.


주로 프리젠테이션용으로 사용하는 슬라이드의 경우 몇 년 전부터 빔프로젝터와 같이 보이는 화면 크기에 맞추어져 편집하도록 되어 있다. 더는 용지에 인쇄해서 소비하는 방식이 아닌 스마트폰에서 태블릿, 노트북, 데스크톱, 빔프로젝터 등의 다양한 크기와 해상도를 가진 기기에서의 사용할 수 있도록 해야 한다.


단순히 화면 크기와 해상도에 맞추어 배율이 조정되고 레이아웃이 변경되는 수준이 아닌, 다양한 크기와 해상도의 화면에 최적화된 편집, 정보 공유, 의견 교환 등이 가능하도록 UX와 UI를 적응형으로 사용자들에게 제공할 수 있어야 한다.


3. 문서 파일이 아닌 컨텐츠 중심


협업이나 용지의 한계를 벗어나기 위해서는 결국 표나 특정 단락, 이미지, 도형 등의 컨텐츠 단위로 분리되고 재활용될 수 있어야 하며, 당연히 문서 파일이라는 형식을 벗어나야 한다. 이는 결국 MS라는 거인과의 경쟁에서 이길 수 있는 유일한 길이기도 하다.


작성한 문서 중 중요한 표나 도식 등과 같이 컨텐츠 단위로 바로 이메일이나 게시판 본문에 삽입할 수 있거나 카카오톡이나 라인, 슬랙과 같은 앱이나 프로그램에서 내용을 바로 함께 수정하거나 의견을 남길 수 있도록 문서 파일 형식을 버리고 각종 기기와 앱이나 다른 프로그램에서 자유롭게 삽입하고 변환하고 사용할 수 있도록 문서 파일이 아닌 컨텐츠 단위로 편집하고 활용할 수 있어야 한다.


그리고 예를 들어 표를 만들면 필요한 사람이 모두 가져다 사용하고 해당 표의 내용이 업데이트되면 표를 사용하는 다른 모든 기기와 앱, 프로그램에서 함께 내용이 업데이트되도록 컨텐츠 단위로 활용하고 업데이트도 가능하게 되면 비슷한 내용의 문서 파일이 여러 개 생기고 결국에는 너무 많아져서 제대로 찾지도 못하는 상황도 없어질 것이다. 무엇보다 진정한 지식경영이 가능해질 것이다.


이미 시장에는 다양한 클라우드 오피스가 나와 있고 경쟁을 하고 있다. 이전에 문서를 효율적으로 잘 편집할 것인가에 집중했던 오피스와 달리 클라우드 오피스는 지식을 어떻게 생산할 것이냐는 기본적인 미션과 함께 클라우드 오피스라는 도구를 통해 생산되는 지식과 정보가 어떻게 유통되고 소비되는지가 중요할 것이다.


또한, 클라우드 오피스의 미래는 오피스, 메신저, 메일의 경계가 점점 더 사라지면서 오피스이면서 메시징 프로그램이 되고 다시 메일처럼 스레드가 생성되는 형태로 클라우드 오피스는 발전해 갈 것이다.




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  1. 와아 기대 안하고 봤는데
    용지 크기가 아닌 화면 크기
    이거 참 신박하네요. 잘 보고 갑니다!

  2. 일하는 방식의 변화가 종이에 출력해서 사용하는 것이 아직은 대부분이지만, 아주 빠른 속도로 종이 인쇄없이 업무가 진행되고 있고 이렇게 변화를 촉진하는 것은 사용자들이 주로 보는 화면의 크기(스마트폰 등) 때문인 것 같습니다.

    이러한 변화를 촉진시키는 것은 스마트기기인데, 단지 화면크기 뿐만 아니라 네트워크에 항상 접속, 멀티미디어(사진, 동영상, 소리) 생산/소비 등의 상호작용에 의해서 완전히 다른 형식으로 업무가 진행될 거라고 봅니다.

Post PC의 대안, 테블릿이 만드는 오피스의 미래

2014.02.20 18:30

최근에 개인적으로 3번째 아이패드를 구입하였습니다.


일부 팬들에게 아이패드의 완전체라고 불리는 '아이패드 에어'인데요. '패블릿'이라고 불릴 정도로 스마트폰의 화면이 점점 커지면서 테블릿은 더 이상 필요없다고 말하는 사람들도 있습니다.


단순하게 컨텐츠의 소비라는 측면에서 보자면 일정부분 이런 이야기에 동의가 되기도 합니다. 왜냐하면 많은 사람들이 테블릿은 '컨텐츠 소비용'기기라고 보기때문입니다.


하지만, 실질적으로 테블릿 시장을 만들어낸 애플의 생각은 조금 다른 것 같습니다. 



아이패드는 더 이상 소비를 위한 도구가 아니라 '연필'과 같은 새로운 무언가를 만들어내는 도구가 될 수 있다고 이야기합니다.


작년 4분기 세계 PC 시장의 출하량은 8260만대로 7분기 연속 하락(출처 :PC업계에 부는 '찬바람'…구조조정·신사업 발굴 '안간힘')하고 있을 정도로 PC의 몰락은 단순한 시간 문제일뿐입니다.


소위 PC이후를 이야기할 때 대표적으로 이야기되는 것은 테블릿과 가상화입니다. 가상화의 경우 아직은 비용 이슈가 큰 문제입니다만 현재 PC 도입 시 들어가는 비용 수준 정도로 떨어질 수 있다면 Post PC의 한 축을 담당할 것입니다. 하지만, 가상화 도입이 어려운 경우(비용, 규모 등) 테블릿만이 Post PC의 대안이 될 수 있을 것입니다.


그럼에도 불구하고 개인이 아닌 조직에서 테블릿은 대안으로 꼽지 못하는 가장 큰 이유는 조직에서 필요한 Productivity, Communication, Collboration 중에서 최소한의 Productivity와 관련된 성능과 품질을 현재로서는 보장하기 어렵기 때문입니다.


하지만, 정말 테블릿은 Productivity 도구가 될 수 없을까요? 저는 아니라고 생각합니다. 테블릿이야 말로 앞으로 타자기, PC 이후로 Productivity의 새로운 대안이 될 수 있다고 생각합니다. 왜냐하면 앞으로 타자기와 PC가 우리가 일하는 방식을 바꾼것처럼 테블릿이 우리가 일하는 방식을 바꿀거라고 생각하기 때문입니다.


1. No more printing


기존에 기업에서 사용되는 생산성 도구들의 특징은 모두 A4 용지 등의 종이에 발목을 잡힌 상태입니다.  즉, 종이로 인쇄해야만 제대로 소비될 수 있기때문에 정보를 정리하여 컨텐츠를 생산하는 기준이 출력을 했을때 어떠한가입니다. 


그러다보니 내용보다는 꾸미기에 더 많은 시간이 들어가게 되는데 하지만, 테블릿이야말로 더 이상 출력도 제본도 복사도 필요없는 강력한 컨텐츠 소비도구입니다. 만약에 A4용지에 제약되지 않는다면 댜양한 형태로 우리가 소화할 수 있는 컨텐츠를 테블릿을 가지고 만들 수 있습니다. 


2. 큐레이션(Curation)


모바일과 스마트기기의 확산으로 정보의 생산과 유통이 쉽고 간단해지면서 너무나 많은 정보가 수많은 매체를 통해서 순식간에 흘러갑니다. 따라서 이제는 정보이 형태나 모양이 중요한 것이 아니라 타이밍이 중요한 시대가 되었습니다.


문서의 포맷이나 용지의 크기는 중요하지 않고 기존 정보의 상태 그대로 필요한 부분만 뜯어서 저장하고 활용합니다. 필요한 정보를 캡쳐하고 잘라내서 이어붙여서 새로운 정보를 만들어냅니다. 파편화된 정보를 쉽고 빠르게 이어봍여서 컨텐츠를 생산하고 소비할 수 있습니다.



3. 위키 스타일(Wiki Style)


여전히 대부분의 기업에서 사용하는 생산성 도구는 MS오피스입니다. 비정형 데이터의 대표인 문서파일 단위로 작업을 하도록 하고 있습니다. 그러다보니 하나의 파일에 여러 가지 정보를 담게 되는데, 이때 발생하는 가장 큰 문제가 중복되는 정보들이 너무 많아진다는 겁니다.


또하나는 다른 파일에서 언급한 내용을 쉽게 참조하고 활용할 수 있다면 좋겠지만 문서파일이라는 물리적인 한계때문에 여러 파일의 내용을 다시 복사해서 붙여넣고 스타일을 맞추는 반복작업을 하게되어 오히려 생산성이 떨어집니다. 특히나 정보의 홍수와 빠른 변화를 따라잡기에 적합하지 않습니다.


앞으로는 위키(wiki)와 같이 특정 정보에 대해서 관계자들이 함께 정보를 만들고 관련된 정보들이 링크로 자연스럽게 엮이고 항상 최신정보로 업데이트되면서 정보가 살아움직이게 됩니다. 지금까지 문서파일이라는 딱딱한 틀에 갇혀있었다면 앞으로는 정보 자체에 집중하는 시대가 될 것입니다.


우리나라에 처음 웹메일이라는 것이 나왔을때 누가 자기 PC의 메일 클라이언트를 안쓰고 웹메일을 쓰냐고 했습니다. 하지만 지금은 대부분의 기업의 업무가 웹에서 이루어지고 있습니다. 하지만 여전히 극복되지 않는 것인 문서파일로 만들어지는 정보들입니다.


하지만, 기존 문서파일을 그대로 활용하면서 새로운 형식과 방법으로 정보를 생산하고 공유하고 활용할 수 있도록 현재 구글 앱스, MSO365, 사이냅오피스와 같은 클라우드 오피스의 발전방향을 살펴보면 지금과는 다른 방식의 생산방식을 제안하고 있습니다.


여전히 많은 사람들이 테블릿은 소비도구라고 이야기 합니다. 기존 생산성 도구 관점에서 보면 전혀 틀린말도 아닙니다만, 앞으로를 예상해보면 테블릿이 아주 빠르게 우리의 일하는 방식을 바꾸고 기업에서 생산성 도구로 자리 잡을 수 있을 것 같습니다.


여러분은 어떻게 생각하시나요?




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마루날 클라우드 MSO 365, 구글 앱스, 사이냅오피스, 생산성 도구, 오피스, 테블릿의 미래

왜 클라우드 오피스일까?

2013.10.10 08:00

클라우드 오피스라는 말을 들어보신적이 있으신가요?


클라우드와 오피스를 각각 나누면 아마도 매우 익숙한 용어입니다만, 클라우드 오피스라고 하면 생경하게 느끼시는 분들이 아마도 많이 계실 것 같습니다.


클라우드 오피스는 클라우드 기반의 오피스를 말합니다. 주로 문서작성도구에 해당하는 오피스와 이메일, 일정, 주소록, Task 관리, 기업용 SNS, 메신저 등의 커뮤니케이션 및 협업 도구를 모두 합쳐서 클라우드 오피스, 영어로는 Cloud-office Suite(Systems)라고 부릅니다.


가장 대표적인 것이 구글 앱스와 MS Office 365 등이 있습니다. 국내에는 사이냅 소프트의 사이냅 오피스, 한컴의 씽크프리 등이 있습니다만, 구글이나 MS에 비해서 커뮤니케이션 및 협업 도구의 구성이 조금 차이가 납니다.


가트너의 조사에 따르면, 클라우드 오피스의 비즈니스 사용자는 2013년 현재 전체 오피스 사용자중 8%에 해당하는 5000만명 수준에서 2022년에는 전체 오피스 사용자의 60%에 해당하는 6.9억명에 이를정도로 큰 폭의 성장이 예상되는 사업입니다.



아직은 대부분의 사람들에게 익숙하지 않은 클라우드 오피스가 앞으로 계속 성장할 수 있는 원동력은 무엇일까요? 


첫째로는 모바일의 확산과 클라우드의 일반화때문입니다.


우리나라만해도 벌써 전체 휴대기기 사용자중 62%에 해당하는 3300만명이 스마트기기를 사용하고 있습니다. 불과 몇 년 전만해도 일부 어얼리 어답터의 전유물이였던 스마트 기기가 이제는 일상에서 쉽게 사용하고 접할 수 있을만큼 확산이 되었습니다.


IT기술의 발달로 휴대 기기에서는 불가능했던 여러 가지 기능이 스마트기기에서 가능해졌고 빠르고 안정적인 네트워크 환경이 이를 빠르게 확산시켰다고 생각합니다. 이러다보니 언제, 어디서나, 어떠한 기기에서도 동일한 사용자 경험을 당연하게 사용자들은 원하게 되었습니다.


예전에는 PC에서만 작성하던 문서나 이메일, 메신저가 다양한 스마트 기기에서 가능해지다보니 한 명의 사용자가 여러 기기를 사용하게 되고 여러 기기간의 데이터의 이동 및 동기화가 필요하게 되고 이에 따라 클라우드가 일반화되었습니다.


둘째로는 일하는 방식의 변화입니다.


앞서 말씀드린것처럼 스마트기기와 모바일이 확산되면서 언제, 어디서나, 어떤 기기에서도 필요한 정보를 액세스하고 공유하고 소비하는 일이 가능해지면서 실시간으로 단절 없는(Seamless) 커뮤니케이션과 협업이 실제 일하는 방식에 적용하는 사례가 늘어나고 있습니다.


이러다보니 고급 기능보다는 기본적이고 주요한 기능을 통한 업무 수행이 가능하도록 가볍고 단순화된 통합 업무환경을 선호하게 되고 이를 통해 시간과 공간의 유연성을 확보하여 효율적인 업무처리가 가능하며 생산성이 향상되는 효과를 기대할 수 있게 되었습니다.


이러한 일하는 방식의 변화가 월화수목금금금도 모잘라 24/7 업무에 대해 온라인 상태가 되는 부작용도 일부부 발생하고 있습니다만, 삶과 일의 균형을 중시하는 요즘 세태를 비춰보면 자연스럽게 효율적으로 빠르고 집중적으로 업무를 처리하고 쉴때는 쉬자는 식으로 일하는 방식이 바뀌게 될 것 입니다.


마지막으로는 새로운 정보의 생산/유통/소비 방식이 필요하기 때문입니다.


이전에는 천편일률적으로 PC에서 A4 용지 기준의 문서를 1,2 시간 이상 만드는 것이 업무 수행의 모습이었습니다. 그렇게 만들어진 문서를 가지고 커뮤니케이션을 하고 협업을 하였습니다. 정보를 갱신하기 위해서는 원본 문서를 PC에서 불러와서 해야 하고 공유를 위해서는 이메일을 사용하지만 내용을 확인하자면 첨부된 문서를 로컬 PC에 다운로드 받아야 하고 이를 보기 위해서는 PC에서 불러와야 했습니다.


한마디로 지정된 장소(회사 사무실 등)에서 지정된 기기(PC)가 아니면 아무것도 할 수가 없었기에 시간과 공간의 제약으로 이한 업무의 비효율성은 큰 골치거리가 되었습니다. 하지만, 스마트기기와 클라우드 결합으로 인해 정보의 생산/유통/소비되는 속도는 '시간 단위'에서 '분 단위'로 빨라지면서 이에 맞는 새로운 생산성 도구가 필요해지기 시작했습니다. (출처 : 필 리빈 에버노트 CEO)

[출처 : http://blog.daum.net/87-nuri/51]

아직도 핸드폰에 USB 메모리를 가지고 일하는 분들이 많이 있습니다. 하지만, 아주 빠른 속도로 USB 메모리 보다는 클라우드를 PC보다는 스마트기기를 위주로 업무를 보는 세상으로 변할 것입니다. 여기서 가장 중요한 도구가 바로 '클라우드 오피스'입니다.


자 한번 사용해 보시겠습니까?



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